Revisión de las licencias de Microsoft que utiliza una empresa.
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Verifica si las licencias están siendo usadas legalmente.
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Busca pruebas de compra y uso de las licencias.
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Sospecha de uso ilegal de licencias.
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Auto-auditoría solicitada por Microsoft.
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Selección al azar, principalmente en empresas medianas o grandes.
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Historial de compras y relaciones con distribuidores.
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Declaración del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (2012).
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Sólo legal en la Unión Europea.
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Software previamente usado.
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No se utiliza en el momento de la entrega.
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Licencia perpetua.
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No está incompleta.
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Sin costes adicionales después de la compra.
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Igual de buena que las nuevas.
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Más económicas.
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Recopilar información sobre las licencias.
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Contabilizar todos los productos de Microsoft instalados.
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Reunir comprobantes de compra.
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Número de CALs instaladas en los servidores.
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Número de máquinas virtuales y servidores físicos/virtuales.
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Número de usuarios de bases de datos SQL y otros productos basados en el servidor.
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Número de ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos móviles.
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Organizar toda la información recopilada en un solo documento.
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Pago por licencias no probadas.
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Sin consecuencias si se demuestra el uso legal de las licencias.
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Mantener una comunicación clara y efectiva con Microsoft.
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Legal en la UE.
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Más económico que el software nuevo.
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Puede ser un factor desencadenante de una auditoría.
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Seguir las reglas de licenciamiento de Microsoft.
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Documentación adecuada de las licencias.
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Comunicación transparente con Microsoft.
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Desmentir información errónea sobre las licencias de Microsoft.
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Blogs y sitios web que brindan información sobre licencias de Microsoft.
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Buscar la ayuda de expertos en licencias de Microsoft.
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Comprar a proveedores de confianza.
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Verificar la legalidad de las licencias.
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Implementar un sistema para controlar las licencias.
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Actualizar la información de licencias regularmente.
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Conocer las leyes aplicables a las licencias de software.
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Opción para empresas con múltiples licencias.
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Leer y comprender los términos de los acuerdos de licencia.
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Tener en cuenta las licencias para software en la nube.
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Opciones alternativas a software propietario.
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Opciones alternativas a software de pago.
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Mantener el software actualizado con licencias válidas.
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Contratar servicios de mantenimiento para software.
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Acudir a soporte técnico oficial para problemas de licencias.
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Respetar los derechos de autor del software.
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Evitar la piratería de software.
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Conocer las consecuencias legales del uso no autorizado de software.
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Implementar políticas y procedimientos internos para la gestión de licencias.
En el mundo digital actual, las empresas utilizan una gran cantidad de software para operar de manera eficiente. Microsoft, una de las compañías líderes en el desarrollo de software, tiene un papel crucial en el funcionamiento de muchas empresas. Sin embargo, el uso de software Microsoft también conlleva responsabilidades legales y contractuales. Una de las obligaciones que tienen las empresas es la de asegurar que el uso del software Microsoft se realiza dentro del marco legal estipulado en los acuerdos de licencia.
¿Qué es una auditoría de software Microsoft en México?
Una auditoría de software Microsoft es un proceso formal por el cual Microsoft, o un auditor independiente contratado por Microsoft, verifica que el uso del software Microsoft en una empresa cumple con los términos del acuerdo de licencia. En otras palabras, Microsoft quiere asegurarse de que la empresa está pagando por todas las licencias que está utilizando.
Microsoft tiene el derecho de auditar el uso de sus productos, tal y como se estipula en el acuerdo de licencia “Microsoft Business and Services Agreement” (MBSA). Este derecho está legalmente respaldado y permite a Microsoft verificar que las empresas utilizan el software de acuerdo con los términos de la licencia. Esto significa que las empresas deben tener pruebas de compra para cada licencia de software que utilizan.
¿Por qué debería importarme una auditoría de software Microsoft?
La principal razón por la que debes preocuparte por una auditoría de software Microsoft es porque las consecuencias de no cumplir con las licencias pueden ser muy graves. Si Microsoft determina que una empresa está utilizando software sin licencia, puede imponer multas considerables, solicitar la desinstalación del software e incluso emprender acciones legales.
Motivos comunes para una auditoría de software Microsoft
Aunque Microsoft afirma que la selección de clientes para auditorías es aleatoria, existen ciertos factores que pueden aumentar la probabilidad de que una empresa sea auditada. Estos incluyen:
No renovar o formalizar contratos de volumen al expirar el acuerdo de licencia: Si tu empresa no renueva los contratos de licencias de forma oportuna, Microsoft puede sospechar que estás utilizando software sin licencia.
Incrementar sensiblemente el número de empleados: Si el número de empleados de tu empresa aumenta significativamente, Microsoft podría querer verificar si has adquirido licencias suficientes para cubrir a todos los empleados que necesitan usar el software.
Experimentación de fusiones o adquisiciones durante la vigencia del contrato: Las fusiones y adquisiciones pueden generar cambios en el uso del software, por lo que Microsoft puede querer verificar que estás utilizando el software de forma legal después de la operación.
No notificar la voluntad de ampliar licencias mediante informes de “true-up”: Si tu empresa no notifica a Microsoft que necesita más licencias, Microsoft podría sospechar que estás utilizando software sin licencia.
Crecimiento del volumen de negocio: Si tu empresa está experimentando un crecimiento significativo, es posible que necesites más licencias de software. Microsoft podría querer verificar que estás utilizando el software de forma legal.
Consecuencias de no cumplir con una auditoría de software Microsoft
Si tu empresa se niega a someterse a una auditoría de software Microsoft, o si se descubre que está utilizando software sin licencia, las consecuencias pueden ser graves. Estas consecuencias pueden incluir:
Rescisión del contrato: Microsoft podría rescindir el contrato de licencia, lo que significa que ya no podrías utilizar el software.
Obligación de desinstalar el software: Microsoft podría obligarte a desinstalar todo el software que no tenga licencia.
Multas: Microsoft podría imponer multas considerables por el uso de software sin licencia.
Acciones legales por infracción de la propiedad intelectual: Microsoft podría emprender acciones legales contra tu empresa por infracción de la propiedad intelectual.
Modalidades de Auditoría de Software Microsoft en México
Existen diferentes maneras en que Microsoft puede realizar una auditoría de software. Estas modalidades son:
Auto auditoría
En una auto auditoría, la empresa es la responsable de realizar el inventario de sus licencias y proporcionar la información a Microsoft para su revisión. Este tipo de auditoría es la menos invasiva y la más fácil de gestionar para la empresa.
SAM Microsoft
SAM (Software Asset Management) es un enfoque más formal para la gestión de licencias de software. En este caso, Microsoft propone un proyecto “voluntario” con un partner para realizar una auditoría interna, recopilando datos sobre el uso del software y cotejando con los derechos adquiridos. Esta modalidad te permite identificar posibles riesgos de incumplimiento antes de que Microsoft te audite.
Legal Contracts and Compliance Audit
Esta es la modalidad más exhaustiva de auditoría. Un auditor independiente, contratado por Microsoft, realiza una revisión exhaustiva de la infraestructura del cliente, recopilando datos sobre hardware, software instalado y usuarios. Este tipo de auditoría es la más invasiva y requiere una mayor colaboración por parte de la empresa.
Fases de una auditoría de software Microsoft
Una auditoría de software Microsoft suele seguir un proceso determinado, que incluye las siguientes fases:
Reunión inicial
El equipo auditor se reúne con la empresa para presentar las fases y plazos de la auditoría. Durante esta reunión, la empresa debe proporcionar información básica sobre su infraestructura de TI y los acuerdos de licencia que tiene con Microsoft.
Extracción de datos
La empresa debe proporcionar información detallada sobre su infraestructura, incluyendo hardware, software instalado y usuarios. Esta información es fundamental para que el auditor pueda determinar si la empresa está utilizando el software de forma legal.
Análisis de información y elaboración del informe
El auditor compara los derechos adquiridos con el uso real del software y elabora un informe preliminar. Este informe identifica cualquier discrepancia entre las licencias que la empresa debería tener y las que realmente está utilizando.
Informe final
El informe final se presenta al cliente y a Microsoft, negociando la posible regularización en términos comerciales. Si se detectan deficiencias en las licencias, la empresa tendrá que negociar con Microsoft para adquirir las licencias que necesita.
¿Cómo defenderse de una auditoría de software Microsoft?
Si tu empresa va a ser auditada por Microsoft, es importante que te prepares adecuadamente. Para hacerlo, te recomendamos que:
Conozcas a fondo las condiciones de licenciamiento: Asegúrate de que comprendes los términos del acuerdo de licencia y las implicaciones de cada tipo de licencia.
Profesionalices las acciones frente al equipo auditor: Trata a los auditores con respeto y profesionalismo. Asegúrate de que toda la información que se les proporciona sea precisa y completa.
Cuentes con un equipo de expertos en gestión de licencias de Microsoft: Si no estás seguro de cómo gestionar una auditoría de software Microsoft, es recomendable que busques ayuda profesional. Un equipo de expertos puede ayudarte a preparar la auditoría, a gestionar la comunicación con los auditores y a negociar los términos de regularización.
Evergreen Compliance: Tu aliado estratégico para afrontar una auditoría de software Microsoft
Evergreen Compliance es una empresa especializada en la gestión de licencias de software. Ofrecemos una amplia gama de servicios para ayudarte a gestionar tus licencias de Microsoft de forma eficiente y legal. Nuestros servicios incluyen:
Evaluación del escenario de licenciamiento: Analizamos tu infraestructura de TI para determinar si estás utilizando el software de forma legal y si necesitas adquirir más licencias.
Planificación de las adecuaciones necesarias: Te ayudamos a desarrollar un plan para adquirir las licencias que necesitas y para optimizar la gestión de licencias de software en tu empresa.
Apoyo técnico y legal: Te proporcionamos asistencia técnica y legal durante todo el proceso de auditoría.
Si necesitas ayuda para afrontar una auditoría de software Microsoft, contacta con Evergreen Compliance. Nuestro equipo de expertos te ayudará a gestionar el proceso de auditoría de forma eficiente y a cumplir con los requisitos legales de Microsoft.
Preguntas frecuentes sobre auditorías de software Microsoft en México
¿Qué es una auditoría de software Microsoft?
Es una revisión de las licencias de Microsoft que utiliza una empresa para verificar si las licencias están siendo usadas legalmente.
¿Qué desencadena una auditoría de Microsoft?
Sospecha de uso ilegal de licencias.
Auto-auditoría solicitada por Microsoft.
Selección al azar, principalmente en empresas medianas o grandes.
Historial de compras y relaciones con distribuidores.
¿Cuáles son las consecuencias de una auditoría de software Microsoft?
Depende del resultado de la auditoría. Si se descubre que una empresa está utilizando software sin licencia, tendrá que pagar por las licencias no probadas. Sin embargo, si se demuestra que la empresa está utilizando el software legalmente, no habrá consecuencias.
¿Qué hacer si me auditan?
Recopilar información sobre las licencias.
Contabilizar todos los productos de Microsoft instalados.
Reunir comprobantes de compra.
Mantener una comunicación clara y efectiva con Microsoft.
¿Dónde puedo encontrar más información sobre auditorías de software Microsoft?
Hay muchos recursos disponibles, incluyendo el sitio web de Microsoft, blogs y sitios web que brindan información sobre licencias de Microsoft. También puede buscar la ayuda de expertos en licencias de Microsoft.
